Jak zlecić stronę internetową — umowa, zakres, prawa autorskie i harmonogram

Zlecenie na stronę internetową powinno zaczynać się od ustalenia celu, zakresu i odpowiedzialności stron. Sama informacja, że potrzebujesz nowoczesnej witryny, nie wystarczy do rzetelnej wyceny. Im dokładniej opiszesz oczekiwany rezultat, tym łatwiej porównasz oferty, dopilnujesz terminów i unikniesz dopłat za elementy, które uważałeś za oczywiste.

Kiedy jesteś gotowy, żeby zlecić stronę

Nie musisz mieć gotowych tekstów, zdjęć ani szczegółowego projektu graficznego. Powinieneś jednak wiedzieć, po co powstaje strona i jakie zadania ma realizować. Inaczej planuje się prostą witrynę wizytówkową, inaczej stronę pozyskującą zapytania, portal z bazą ofert czy sklep internetowy.

Przed wysłaniem zapytania określ:

• główny cel strony, na przykład pozyskiwanie zapytań, sprzedaż, prezentację oferty lub rezerwację usług;
• grupę klientów, do których kierujesz ofertę;
• planowane podstrony i funkcje;
• materiały, które już posiadasz;
• oczekiwany termin uruchomienia;
• orientacyjny budżet;
• osobę odpowiedzialną za decyzje i akceptację etapów.

Realistyczny budżet na firmową stronę internetową wynosi zazwyczaj od 4000 do 12 000 zł netto. Rozbudowana witryna z indywidualnym projektem, integracjami, wieloma wersjami językowymi lub modułami dedykowanymi może kosztować od 12 000 do 40 000 zł netto. Prosty sklep internetowy to najczęściej wydatek od 8000 do 20 000 zł netto, bez kosztu wprowadzania dużej liczby produktów.

Jeżeli nie potrafisz określić wszystkich funkcji, opisz proces z perspektywy użytkownika. Wyjaśnij, co klient ma znaleźć, wybrać, wysłać lub kupić. Doświadczony wykonawca powinien na tej podstawie zaproponować właściwe rozwiązania techniczne.

Brief — co musisz opisać wykonawcy

Brief na stronę internetową porządkuje oczekiwania i stanowi podstawę wyceny. Nie musi być rozbudowanym dokumentem. Ważne, aby zawierał konkretne informacje, które ograniczą liczbę założeń przyjmowanych przez wykonawcę.

Dobry brief nie zamyka drogi do rekomendacji wykonawcy. Pokazuje punkt wyjścia, który podczas konsultacji można poprawić. Jeżeli wykonawca nie zadaje pytań o cele, klientów, treści i późniejszy rozwój, istnieje ryzyko, że przygotuje stronę według uniwersalnego schematu, a nie potrzeb Twojej firmy.

Kompletną listę materiałów, które warto zebrać przed startem projektu, znajdziesz w poradniku jak przygotować materiały do stworzenia strony internetowej.

Jak porównywać oferty, gdy różnią się ceną

Jeżeli zastanawiasz się, jaką firmę wybrać do stworzenia strony, nie porównuj wyłącznie kwoty końcowej. Oferta za 4500 zł netto może obejmować projekt, wdrożenie, optymalizację i szkolenie, a propozycja za 3000 zł netto jedynie instalację szablonu oraz podstawienie przekazanych materiałów.

Sprawdź, czy każda oferta obejmuje:

• indywidualną strukturę i projekt graficzny czy gotowy szablon;
• wersję mobilną i testy na popularnych urządzeniach;
• przygotowanie lub tylko wprowadzenie treści;
• podstawową optymalizację SEO;
• konfigurację formularzy, analityki i kopii zapasowych;
• zakup płatnych zdjęć, wtyczek i licencji;
• migrację na serwer oraz podpięcie domeny;
• liczbę rund poprawek;
• szkolenie z obsługi;
• gwarancję i pomoc po uruchomieniu.

Poproś o rozdzielenie ceny na część podstawową i opcjonalną. Dzięki temu zobaczysz, czy różnica wynika z jakości wykonania, większego zakresu czy dodatkowych usług. Zwróć uwagę na doświadczenie, sposób prowadzenia projektu i rzeczywiste realizacje. Firma działająca od wielu lat powinna potrafić wyjaśnić proces, zagrożenia oraz konsekwencje wyboru określonych rozwiązań.

Podejrzanie niska wycena często nie uwzględnia tekstów, SEO, płatnych licencji, zabezpieczeń lub poprawek. Z kolei wysoka cena nie gwarantuje jakości. Wymagaj konkretnego zakresu, liczby widoków, wykazu funkcji oraz mierzalnego rezultatu. Orientacyjne stawki rynkowe znajdziesz w naszym cenniku stron internetowych.

Umowa na wykonanie strony internetowej — zapisy, których nie może zabraknąć

Umowa na wykonanie strony internetowej powinna wskazywać strony, przedmiot zamówienia, wynagrodzenie, terminy i sposób odbioru. W zależności od zakresu współpraca może mieć cechy umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług albo umowy mieszanej. W praktyce strona jako oznaczony rezultat często jest wykonywana na zasadach umowy o dzieło określonych w Kodeksie cywilnym.

W załączniku do umowy umieść specyfikację obejmującą liczbę podstron, funkcjonalności, technologię, wersje językowe, integracje i zakres optymalizacji. Określ również, kto dostarcza teksty, fotografie, dane dostępowe oraz informacje prawne.

Umowa powinna regulować:

• cenę netto, stawkę VAT i warunki wystawiania faktur;
• terminy poszczególnych etapów;
• skutki opóźnienia wykonawcy oraz Twojego opóźnienia w dostarczeniu materiałów;
• liczbę rund poprawek i sposób ich zgłaszania;
• koszt prac wykraczających poza zakres, na przykład 150–300 zł netto za godzinę;
• kryteria odbioru i termin na zgłoszenie uwag, na przykład 5–7 dni roboczych;
• odpowiedzialność za wady i zasady ich usuwania;
• warunki odstąpienia lub rozwiązania umowy;
• poufność, przetwarzanie danych oraz dostęp do serwera;
• prawa autorskie, licencje i moment ich nabycia.

Nie akceptuj zapisu, według którego każda zgłoszona uwaga jest dodatkowo płatna. Jednocześnie rozróżnij poprawkę od zmiany zakresu. Naprawa niedziałającego formularza jest poprawką. Dodanie systemu rezerwacji, którego nie było w specyfikacji, stanowi nowe zlecenie.

Prawa autorskie i licencje — kto jest właścicielem czego

Prawa autorskie do strony internetowej nie tworzą jednego, automatycznie przenoszonego pakietu. Strona może składać się z projektu graficznego, tekstów, zdjęć, kodu, baz danych, fontów, płatnych wtyczek i elementów systemu CMS. Każdy składnik może mieć innego właściciela oraz odrębne warunki używania.

Przeniesienie autorskich praw majątkowych oznacza, że nabywasz prawa do korzystania z określonego utworu na wymienionych w umowie polach eksploatacji. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych wymaga, aby umowa przenosząca te prawa została zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zwykły e-mail, faktura lub zapłata wynagrodzenia nie zastępują właściwego postanowienia i wymaganej formy.

Licencja nie przenosi własności praw. Uprawniony zezwala Ci jedynie korzystać z utworu w ustalonym zakresie. Licencja może być wyłączna albo niewyłączna, odpłatna lub bezpłatna, ograniczona czasowo, terytorialnie lub funkcjonalnie. Licencja wyłączna również wymaga formy pisemnej.

Umowa powinna wymieniać pola eksploatacji, na przykład utrwalanie i zwielokrotnianie, publikowanie w internecie, wprowadzanie do pamięci urządzeń, modyfikowanie oraz wykorzystywanie w materiałach promocyjnych. Warto też uregulować prawo do wykonywania i zezwalania na wykonywanie praw zależnych, aby inna firma mogła później przebudować projekt lub kod.

Nie oczekuj przeniesienia praw do WordPressa, komercyjnych wtyczek, fontów albo zdjęć stockowych. Korzystasz z nich zgodnie z licencjami ich producentów. Ustal, czy licencje są kupowane na Twoje dane, jak długo obowiązują, ile kosztuje ich odnowienie i co stanie się po zakończeniu współpracy.

Autorskie prawa osobiste pozostają przy twórcy i co do zasady nie podlegają zrzeczeniu ani przeniesieniu. W umowie można natomiast określić sposób ich wykonywania oraz zobowiązanie twórcy do niewykonywania ich w zakresie utrudniającym korzystanie ze strony.

Ta część artykułu ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnika. Przy rozbudowanym serwisie, dedykowanym oprogramowaniu albo projekcie o dużej wartości umowę powinien sprawdzić prawnik.

Harmonogram i etapy płatności

Standardowa strona firmowa powstaje zwykle w ciągu 4–8 tygodni, a rozbudowany serwis w ciągu 8–16 tygodni. Termin powinien liczyć się od przekazania kompletnych materiałów, a nie wyłącznie od podpisania umowy.

Bezpieczny harmonogram może wyglądać następująco:

• analiza, brief i architektura informacji: 3–7 dni roboczych;
• projekt strony głównej i widoków kluczowych: 7–15 dni roboczych;
• wdrożenie techniczne: 10–25 dni roboczych;
• wprowadzenie treści i optymalizacja: 5–15 dni roboczych;
• testy, poprawki i odbiór: 5–10 dni roboczych.

Płatność warto powiązać z rezultatami. Przykładowy podział to 30% zaliczki po podpisaniu umowy, 30% po zaakceptowaniu projektu graficznego, 30% po udostępnieniu kompletnej wersji testowej i 10% po odbiorze. Przy mniejszym zleceniu rozsądny jest podział 40%, 40% i 20%.

Umowa powinna określać, o ile przesuwa się harmonogram, gdy spóźnisz się z materiałami lub akceptacją. W przeciwnym razie wykonawca może nie mieć możliwości utrzymania pierwotnego terminu.

Odbiór strony — lista kontrolna przed ostatnią płatnością

Odbiór strony internetowej powinien polegać na sprawdzeniu zgodności ze specyfikacją, a nie na ogólnym stwierdzeniu, czy witryna Ci się podoba. Przeprowadź testy na komputerze i telefonie, a uwagi przekaż w jednym uporządkowanym dokumencie.

Przed ostatnią płatnością sprawdź:

• zgodność podstron i funkcji z umową;
• wygląd na telefonie, tablecie i komputerze;
• działanie menu, odnośników, formularzy i wiadomości e-mail;
• poprawność numerów telefonów, adresów i danych firmy;
• szybkość ładowania najważniejszych widoków;
• certyfikat SSL, kopie zapasowe i podstawowe zabezpieczenia;
• tytuły stron, opisy meta, nagłówki i adresy URL;
• konfigurację analityki oraz narzędzi do monitorowania widoczności;
• możliwość samodzielnej edycji treści;
• przekazanie dostępów administracyjnych, serwerowych i domenowych;
• status licencji oraz terminy ich odnowienia;
• dokumentację, instrukcję lub szkolenie;
• wykonanie kopii strony z dnia odbioru.

Sporządź protokół odbioru zawierający datę, wykaz wykrytych wad i termin ich naprawy. Drobne usterki nie zawsze muszą blokować publikację, ale powinny zostać zapisane. Nie traktuj odbioru jako rozpoczęcia nieograniczonej liczby zmian koncepcji.

Co dzieje się po odbiorze — gwarancja, opieka, rozwój

Po publikacji zaczyna się okres normalnego użytkowania. Gwarancja powinna obejmować błędy wynikające z wykonania strony, na przykład niedziałające funkcje albo problemy z responsywnością. Typowy okres to 3–12 miesięcy. Gwarancja nie musi obejmować awarii serwera, zmian wprowadzonych przez inne osoby, aktualizacji zewnętrznych systemów ani nowych funkcji.

Stała opieka techniczna może kosztować od 200 do 800 zł netto miesięcznie dla strony firmowej i od 500 do 2000 zł netto dla sklepu lub rozbudowanego serwisu. Zakres powinien określać częstotliwość aktualizacji, wykonywanie kopii, monitoring, czas reakcji oraz liczbę godzin na drobne prace.

Po 1–3 miesiącach przeanalizuj zachowanie użytkowników, zapytania i widoczność strony. Rozwój powinien wynikać z danych: możesz rozbudować ofertę, poprawić formularze, dodać podstrony lokalne lub rozpocząć pozycjonowanie.

Zajmujemy się tworzeniem stron internetowych od 2004 roku — od briefu i umowy, przez wdrożenie, po opiekę techniczną i rozwój SEO. Obsługujemy firmy z Warszawy, Ostrołęki, Płońska i Rzeszowa.

Najczęściej zadawane pytania